Regularna refleksja i usprawnianie się to fundament podejścia zwinnego. W książce Labirynty Scruma napisałem, że gdybym miał robić tylko jedno z wydarzeń scrumowych, to robiłbym Retrospektywę.
I chociaż minęło już kilka lat od momentu, gdy wydałem książkę, to nadal uważam tak samo.
Jednak zrobić dobre retro nie jest tak prosto, jak może się wydawać. Jednym ze sposobów uzyskania faktycznych usprawnień na koniec tego spotkania jest zastosowanie wyraźnej struktury spotkania.
7 Kroków Udanej Retrospektywy wg Porządny Agile
Wraz z Kubą Szczepanikiem zebraliśmy nasze praktyczne doświadczenia z przeprowadzania skutecznych sesji usprawnieniowych i stworzyliśmy strukturę o dumnej nazwie 7 Kroków Udanej Retrospektywy wg Porządny Agile.
- Zweryfikuj usprawnienia z poprzedniej Retrospektywy. Krok ten stosujesz tylko wtedy, gdy Retrospektywy odbywają się w Twoim zespole. Polega na tym, żeby wrócić do usprawnień, które zostały ustalone na poprzedniej Retrospektywie. Należy sprawdzić ich status i porozmawiać szczególnie o tych, które nie zostały zrealizowane.
- Przypomnij, co będzie przedmiotem i celem Retrospektywy. Krok ten jest szczególnie ważny w zespołach, które dopiero rozpoczynają przygodę z Retrospektywą. Gdy Zespół Scrumowy dopiero się uczy jej używać, warto zadbać o dobre zrozumienie celu tego typu spotkania. Przykładowo, możesz opowiedzieć w kilku zdaniach, jak będzie przebiegać oraz poinformować o spodziewanych rezultatach.
- Zbierz tematy do dyskusji lub przeanalizowania — Podczas tego kroku Zespół Scrumowy tworzy listę tematów, które chce przedyskutować. Pozwala to uniknąć pułapki rozmowy na pierwszy zgłoszony temat, który niekoniecznie jest najważniejszym tematem do dyskusji dla całego zespołu. Przykładową techniką może być technika 4L.
- Wybierz z zespołem najważniejsze tematy — Bazując na stworzonej w poprzednim kroku liście tematów należy dokonać oceny, które z nich są faktycznie najbardziej istotne dla twojego zespołu. Zadbaj, żeby uczestnicy Retrospektywy oparli się pokusie omówienia wszystkich. Przykładową techniką na tym etapie jest zaproszenie każdej osoby z zespołu do zagłosowania kropkami na trzy najważniejsze dla tej osoby tematy.
- Omów dogłębnie najważniejszy problem — Omów zespołem wybrane tematy, znajdź przyczyny źródłowe konkretnych problemów, bez skupiania się jeszcze na rozwiązaniach. Przykładową techniką na tym etapie może być metoda 5W.
- Ustal rozwiązanie omówionego problemu — Gdy zespół ma już wybrany najważniejszy problem i zna jego przyczyny, można przejść do szukania rozwiązań. Warto być tutaj konkretnym, i tak sformułować ustalenia, aby na kolejnej Retrospektywie można było ocenić, czy zostały one zrealizowane czy może potrzebna jest w ich dokończeniu pomoc. Przykładową techniką jest przygotowanie listy „Co, Kto, Kiedy”, czyli ustalenie, co jest w zakresie usprawnienia, kto za nie odpowiada oraz kiedy spodziewamy się jego realizacji.
- Podsumuj zaplanowane usprawnienia — Ostatnim istotnym krokiem jest podsumowanie zaplanowanych ustaleń. Ponieważ rozmowy podczas Retrospektywy są często burzliwe i bardzo angażujące, może się zdarzyć tak, że pewne wątki umkną, zwłaszcza jeśli nie będzie stosowana wizualizacja. Przykładowa technika na tym etapie to poproszenie losowej osoby o podsumowanie swoimi słowami, jak rozumie świeżo stworzony plan usprawnieniowy.
Niby proste, a jak zawsze diabeł tkwi w szczegółach.
Na co zwrócić uwagę?
Struktura jest prosta, ale łatwo jest popełnić błędy w jej zastosowaniu. Trzy najbardziej newralgiczne punkty z mojej perspektywy opisałem poniżej.
Zacznij Retrospektywę od przeglądu zaplanowanych działań usprawniających (pkt. 1)
Ten punkt jest zwykle realizowany po łebkach. Dobrą praktyką jest rozpoczęcie Retrospektywy od przeglądu wcześniej zaplanowanych działań. Pozwala to jasno określić, które zadania są już zrealizowane, które są w trakcie realizacji, a które nadal czekają na wykonanie. Może się również okazać, że niektóre straciły ważność lub na skutek innych działań ich realizacja jest bezzasadna. Mocno rekomenduję, aby każda Retrospektywa w zespole rozpoczynała się od przejścia po ustalonych działaniach usprawniających.
Porządnie przeanalizuj problemy (pkt. 5)
Brak faktycznych usprawnień może prowadzić do komentarzy w stylu „tyle razy już próbowaliśmy i nigdy nam nie wyszło”. Istnieje sporo narzędzi, z których możesz skorzystać. Dyskusja w parach & grupach, diagram Ishikawy czy metoda 5W, to przykładowe możliwości.
Stwórz namacalny, sensowny plan (pkt. 6)
Działania ustalone jako efekt dobrze przeprowadzonej Retrospektywy Sprintu powinny być dobrze zaplanowane, aby było jasne, co konkretnie jest do zrobienia i w jakim czasie. Ponadto ważnym elementem planowania ich realizacji jest określenie, kto wykona dane działanie. Zwykle zespoły nie mają z tym problemu, jeśli tylko struktura spotkania tworzy ku temu okazję. Przydatna może być technika „Co, kto, kiedy”, która pomaga w uchwyceniu informacji istotnych dla wybranej czynności, np.: „Udostępnienie możliwość testowania produktu klientowi (co) zrealizuje Tomek (kto) do najbliższej środy (kiedy)”.
Podsumowanie
Dobra Retrospektywa Sprintu bazuje na przygotowanej, przemyślanej strukturze. Jeżeli Twoja Retrospektywa nie przynosi faktycznych usprawnień w zespole, zastanów się, na które punkty mógłbyś położyć większy nacisk.
Jeżeli patrzysz na te punkty i są dla Ciebie oczywiste — super, najpewniej Twój zespół regularnie się usprawnia.
Natomiast jeśli te kroki wydają Ci się nowe albo masz wrażenie, że mogą znacznie lepiej zadziałać w Twoim zespole, to sprawdź webinar „Porządna Retrospektywa Sprintu”. Webinar nauczy Cię używać w w praktyce powyższej struktury, dostaniesz konkretne instrukcje działania i sporo materiałów dodatkowych, które umożliwią Ci realizować skuteczne Retrospektywy.
Udanego usprawniania!
